Hace dos meses que los archivos de la JOCI fueron transferidos al KADOC, y desde entonces, hemos bien avanzado. Esa transferencia concierne, en total, más de 1500 cajas de archivos, lo que representa más de 160 metros. Así es como procedemos con archivos tan voluminosos:
El proceso comienza por organizar las cajas en estantes vacíos de nuestro deposito. Esto nos permite tener una visión del conjunto y de reagrupar las cajas que van juntas, por ejemplo todas las cajas concernientes a los consejos internacionales. Luego, estructuramos progresivamente el contenido. Por ejemplo, juntamos primero todos los documentos sobre el Consejo internacional de Beirut 1969, y a continuación los repartimos en ficheros o capetas en función del sujeto: las piezas que se refieren a la preparación del consejo, los temas discutidos durante el consejo, las elecciones, etc. Afortunadamente, ciertas sesiones disponen ya de un inventario realizado por los miembros del Secretariado internacional, lo que nos da un punto de referencia valioso.
Ahora que los archivos están desempacados, es tiempo hacer el inventario y de reacondicionar los archivos. Cada carpeta es primero reacondicionada en sobres y cajas de archivo sin acido. ¡Esas cajas y sobres están únicamente marcados con un número, así que se acabaron las descripciones escritas con un marcador permanente! Esto es posible porque cada carpeta recibe un número de referencia único en nuestro logicial. Describimos igualmente el contenido de la carpeta, la talla y en cual(es) caja(s) se encuentra el archivo. En nuestro logicial, elaboramos también un nuevo inventario partiendo de cero. Los archivos están diseñados en sesiones y subsecciones con el fin de que cada fichero pueda ser encontrado fácilmente.
Cuando todo esto esté terminado, los «nuevos» archivos de la JOC estarán listos para ser guardados en nuestro depósito. Los documentos más ancianos de los archivos tienen más de cien años, pero luego de haberlos reacondicionado y organizado en nuestros estantes, pueden durar fácilmente cien años más!
Bien que este proceso puede parecer complejo, existen varias etapas fáciles que ustedes pueden emprender para conservar su propio patrimonio histórico de la JOC. Encontraran nuestra guía de conservación del patrimonio aquí:
https://kadoc.kuleuven.be/2_erfgoed/22_uwerfgoed/index.
En el video a continuación encontrarán una explicación sobre la forma de cómo pueden acceder a nuestra guía y traducirla utilizando una simple extensión para su navegador.
